Selskapsstyring i Reitan Eiendom

Lønn og godtgjørelse for styret og ledelsen

Arbeidende styreleder i Reitan Eiendom har godtgjørelse. For øvrige styremedlemmer betales det normalt intet honorar. Administrerende direktør og ledergruppen for øvrig har fast lønn. Enkelte år er det i tillegg blitt gitt bonus til ledergruppen. Administrerende direktør fikk utbetalt bonus for 2023 i tråd med bonusmodellen som gjelder øvrige ansatte.

Det ble for Reitan Eiendoms selskaper vedtatt felles bonusordning for ansatte i 2022. Bonusutbetaling avhenger av en rekke suksesskriterier, deriblant ulike målinger relatert til bærekraft, og er oppad begrenset til to, og i noen enkelttilfeller tre, månedslønner. Det er ikke spesifikk bonusordning knyttet til bærekraftsprestasjoner for styremedlemmer eller ledergruppen på nåværende tidspunkt.

Normalt justeres lønn for ledere (og øvrige ansatte) i Reitan Eiendom én gang per år. Tidspunkt for lønnsjustering ble flyttet fra 1. januar til 1. juli fra og med 2023. Det tas utgangspunkt i lønnsveksten i samfunnet foregående år. Samtidig legges det vekt på at lønnen er markedsmessig i forhold til sammenlignbare stillinger, og at det ikke forkommer diskriminering i forhold til kjønn, legning osv. Administrerende direktør fastsetter lønn for ledergruppen, og styrets leder for administrerende direktør.

Pensjonsordning

I Reitan Eiendom er det etablert en generell innskuddspensjonsordning for alle ansatte. Ordningen er p.t. på 6 prosent av lønn mellom 0 og 7,1 G og 9 prosent av lønn mellom 9 og 12 G.

Lønnsnivå

I 2023 var forholdstallet mellom høyeste lønn i Reitan Eiendom og medianlønnen i konsernet på 7,2 (10,1 i 2022 og 9,8 i 2021). Forholdet mellom prosentvis lønnsøkning hos Reitan Eiendom sin høyest betalte og medianen av prosentvis lønnsøkning i konsernet var på 0,6 i 2023 (0,8 i 2022 og 10,7 i 2021). Det siste forholdstallet fremkommer ved å beregne den prosentvise lønnsøkningen for hver enkelt ansatt i Reitan Eiendom konsern – ekskludert den høyest lønnede – og finne medianen av dette. Det er da tatt utgangspunkt i arbeidstakere som var ansatt i Reitan Eiendom i både 2023 og 2022.

Varsling og varslingssystem

Reitan Eiendom etablerte i 2021 eget styringsdokument for varslingsrutine i konsernet. Varslingsrutinen beskriver hvilke kanaler som kan benyttes ved varsling om kritikkverdige forhold, både for ansatte og for eksterne varslere (samarbeidspartnere, leverandører, kunder og allmennheten). Den beskriver også hvordan varslingssaker skal følges opp og hvordan kritikkverdige forhold skal søkes utbedret. Den tekniske løsningen for anonyme varslinger har i 2023 blitt håndtert i samarbeid med PwC som mottar og distribuerer innkomne varsel i tråd med varslingsrutinen.

Styret inkluderes normalt ikke direkte i behandling av varslingssaker, men orienteres og inkluderes ved behov eller ved spesielt utfordrende saker.

Varslingsrutinen er eksplisitt i sin beskrivelse og henvisning til arbeidsmiljølovens forbud mot enhver form for gjengjeldelse som følge av varsling om kritikkverdige forhold.

Reitan Eiendom evaluerer varslingssystemet årlig. Evalueringen foretas av ledergruppen med bistand og innspill fra styret ved behov. Evalueringen inkluderer en gjennomgang av mottatte varslingssaker, som også deklareres i årsrapporten.

Selskapet har etablert en dedikert bærekraftsseksjon på nettsidene hvor rapporter, strategi, styringsdokumenter og varslingskanal finnes. Her kan både medarbeidere og eksterne parter finne nødvendig informasjon i forkant av eventuelle varslinger om kritikkverdige forhold. Blant annet publiseres selskapets etiske retningslinjer for leverandører her. Her kan personer som vurderer å varsle finne svar på om kritikkverdige forhold har funnet sted. Selskapet anser dette som tilstrekkelig tilkjennegjøring av varslingskanalen. Selskapets varslingskanal og -rutine er åpen også for tredjeparter samt arbeidere og interessenter i verdikjeden.

Følgende tall rapporteres på konsernnivå med alle datterselskap inkludert. Det skilles ikke på selskap av hensyn til anonymitet. Selskapet har i 2023 behandlet to varsler som varslingssak i tråd med selskapets rutiner.

Reitan Eiendoms forpliktelser

Reitan Eiendom har som ledd i bærekraftsarbeidet utarbeidet en rekke styringsdokument som beskriver hvordan selskapet jobber med sentrale tema i selskapsstyringen. Styringsdokumentene ligger offentlig tilgjengelig på selskapets nettsider. Ett av fire fokusområder i bærekraftsarbeidet er åpenhet. Transparens og tilgjengelige styringsdokument er et resultatmål i bærekraftstrategien.

Dokumentene som er etablert formaliserer allerede etablert praksis i selskapet. Retningslinjene som beskrives er i tråd med selskapets åtte verdigrunnlag og er primært etablert for å være transparent om selskapsstyringen for eksterne.

Det ble i 2023 gjennomført en tredjepartsgjennomgang av dokumentene. Det har resultert i mindre justeringer av dokumentene, samt omarbeiding av Miljøpolicy til Bærekraftspolicy. De oppdaterte versjonene er vedtatt av styret i Reitan Eiendom.

De etablerte dokumentene er Etiske retningslinjer, Ansvarlig arbeidsgiver- og menneskerettighetspolicy, HMS-policy, Bærekraftspolicy (tidligere Miljøpolicy), Policy for ansvarlig innkjøp, Antikorrupsjonspolicy, Etiske retningslinjer for leverandører, Varslingsrutine og Skattepolicy. Dokumentene foreligger også på engelsk.

Oppsummert inneholder dokumentene i sum informasjon om:

• Selskapets forpliktelser for å ivareta menneskerettigheter og sikre ansvarlig forretningsdrift
• Hvordan selskapet skal vurdere sine forretningssamarbeid og hvordan risiko identifiseres, vurderes og håndteres
• Selskapets forventning til hvordan ansatte skal opptre
• At selskapet bruker innkjøp som verktøy i bærekraftsarbeidet
• At selskapet legger føre-var-prinsippet til grunn.
• Hvilket lovverk som er relevant for det enkelte tema, samt i hvilken grad selskapets retningslinjer går ut over lovverket
• Revisjonsdato, styreforankring og vedtaksdato, samt frekvens for revisjon for dokumentene hvor det er relevant
• Hvem som er ansvarlig for de enkelte styringsdokumentene
• Hvem retningslinjene gjelder for, både i tilfeller der de gjelder internt og eksternt

Reitan Eiendom inkluderer gjennomgang av styringsdokumentene og informasjon om hvor de kan finnes i opplæringsprogram for ESG. Det er viktig for selskapet at alle ansatte er kjent med og etterlever retningslinjene som beskrives i styringsdokumentene. Der dokumentene gjelder for eksterne, blir aktørene gjort oppmerksomme på hvor dokumentene kan finnes og bedt om å gjøre seg kjent med og etterleve dem.

IT-sikkerhet

Reitan Eiendom tilstreber å gjøre alle innkjøp av IT-systemer sentralt fra IT-funksjonen i morselskapet. Når nye løsninger skal anskaffes, utarbeides det en kravspesifikasjon som inneholder strenge og tidsaktuelle sikkerhetskrav til leverandørene. Kravene er basert på tekst fra Statens Standardavtaler og tilpasses den enkelte leveransen. Nettverk, kritisk infrastruktur og enheter holdes til enhver tid oppdatert. I samråd med de viktigste nettverks- og driftsleverandørene, tar Reitan Eiendom løpende vurderinger på implementering av nye sikkerhetstiltak. Selskapets etablerte rutiner for streng tilgangsstyring og brukerhåndtering er med på å redusere risiko for uønskede hendelser. Sikkerhetsinstruksen revideres og oppdateres årlig.

Digital strategi

Digital strategi er høyt på agendaen for Reitan Eiendom. På slutten av året 2023 startet kartleggingsarbeidet av selskapets IT-systemer som et ledd i arbeidet med å modernisere arkitekturen. Systemlandskapet består av mange ulike løsninger som samler inn store mengder data om virksomheten. Selskapet har ambisjon om å etablere en dataplattform som skal tilgjengeliggjøre og transformere disse dataene på en mer effektiv måte, slik at bedre og mer bærekraftige beslutninger kan tas raskere.