Åpenhetsloven

Organisering, retningslinjer og rutiner for arbeidet

Reitan Eiendom fikk i løpet av 2022 utarbeidet, oppdatert, styreforanket og offentliggjort en rekke retningslinjer (styringsdokumenter) knyttet til ansvarlighet i henhold til åpenhetslovens forventninger. Dokumentene ble gjennomgått og revidert av tredjepart i 2023, og foreligger pr. årsrapportens utgivelsesdato tilgjengelig på selskapets nettsider i oppdaterte versjoner.

Styringsdokumentene er ansvarlig arbeidsgiver- og menneskerettighetspolicy, antikorrupsjonspolicy, HMS-policy, bærekraftspolicy, policy for ansvarlig innkjøp, skattepolicy, etiske retningslinjer og etiske retningslinjer for leverandører (Supplier code of conduct), samt varslingsrutine.

For mer informasjon om styringsdokumentene og selskapets forpliktelser, samt linker til dokumentene, se eget kapittel om selskapsstyring.

Administrerende direktør i selskapet har ansvaret for å implementere policyene, hvor øverste leder for hvert datterselskap har tilsvarende ansvar i sine respektive selskap. Direktør for bærekraft og innovasjon i Reitan Eiendom er ansvarlig for å støtte selskapene med opplæring og bevisstgjøring, samt oppdatere og utvikle relevante policyer og støttemateriell.

Styringsdokumentene inneholder eksplisitte krav til leverandører for å sikre at de ikke bidrar til menneskehandel, tvangsarbeid eller barnearbeid.

For å sikre at Reitan Eiendom jobber enhetlig på tvers av datterselskaper, har Direktør for bærekraft og innovasjon etablert Bærekraftsteamet, som også jobber spesifikt med å fremme ansvarlig forretningspraksis i leverandørkjeder. Teamet har hatt faste møter annenhver uke, i tillegg til flere samlinger for å koordinere bærekraftsarbeidet. Som en del av samhandlingen mellom selskapene, har det blitt etablert felles rutiner på tvers, blant annet prosedyre for gjennomføring av aktsomhetsvurderinger, rutine for vurdering og håndtering av potensiell negativ påvirkning, rutine ved funn vedrørende potensielle brudd på menneskerettigheter og/eller anstendige arbeidsforhold, samt rutiner ved onboarding av nye leverandører og leietakere.

Oppfølging av leverandører fra fjorårets screening

I etterkant av fjorårets screening er det jobbet systematisk med oppfølging av selskapets leverandører. Av de 212 leverandørene som fullførte undersøkelsen i fjor, har samtlige blitt gjennomgått og 145 av disse har oppnådd det som på forhånd ble satt som tilfredsstillende score. De resterende 67 har mottatt undersøkelsen på nytt i år.

Videre ble 203 av leverandørene som ikke fullførte undersøkelsen i 2022, fulgt opp manuelt ved å gjennomgå dokumentasjon som ligger på deres nettsider. 43 av dem viste seg å ha tilstrekkelig med informasjon rundt deres arbeid med åpenhetsloven, disse 43 er utelatt fra årets screening.

37 leverandører ble automatisk flagget i etterkant av fjorårets screening, grunnet forutbestemte kriterier. Hos leverandører hvor det ikke er funnet redegjørelse og aktsomhetsvurderinger i henhold til åpenhetsloven, har Reitan Eiendom fulgt opp hver enkelt, gjennom å ta direkte kontakt for å belyse enkelte oppfølgingsspørsmål. Det er verdt å nevne at de flaggede leverandørene viste seg å ha gjennomgående bra score på undersøkelsen, og at samtlige svarte på e-post med oppfølgingsspørsmål.

Videre har Reitan Eiendom oppfordret sine leverandører til å gjennomføre redegjørelse og aktsomhetsvurderinger i henhold til åpenhetsloven, også mindre selskap som ikke er omfattet av lovverket. Dette fordi arbeidet kan gi info som kan være nyttig bevisstgjøring og forbedring av egne innkjøp i virksomheten. Grunnet god respons på den manuelle oppfølgingen av de 37 flaggede fra fjorårets undersøkelse, har disse ikke mottatt ny screening for 2023. Dermed har totalt 208 leverandører blitt utelatt fra årets screening.

I løpet av 2023 har Reitan Eiendom fulgt opp til sammen 385 av sine leverandører, inkludert samtlige bransjespesifikke. Disse 385 sto for 87,2 prosent av mottatte fakturerte kostnader i selskapet i 2022 (2022-tall er her benyttet for å kunne sammenligne 2022 og 2023).

Screening av leverandører

Reitan Eiendom gjennomførte sin første screening av leverandører for rapporteringsåret 2021. Screeningen ble gjennomført i mars 2022 hvor 195 leverandører ble valgt ut til å motta screeningspørsmål. Utvelgelsen ble gjort blant leverandører som hadde fakturert Reitan Eiendom og datterselskapene mer enn 100 000 kr i 2021. Året etter ble screeningen betydelig utvidet. Terskelen for å motta screeningen for 2022 ble senket fra 100 000 til 10 000 kr fakturert i rapporteringsåret. Øvrig filtrering og relevansvurdering ble også gjort i forkant av utsendelse av screening.

For rapporteringsåret 2023 ble screeningen ytterligere utvidet, og leverandører som har fakturert selskapet mer enn 5000 kr fikk forespørsel om å svare ut screeningspørsmål. Selv om terskelen for å motta screeningen ble senket ytterligere i 2023, var det likevel færre leverandører som mottok screeningen enn fjoråret. Arbeidet med oppfølging av leverandører har pågått gjennom hele 2023, noe som har resultert i at 208 leverandører er utelatt årets screening. Videre har det også kommet til nye leverandører i løpet av rapporteringsåret. Totalt mottok 816 leverandører forespørsel om screening for 2023 (872 for 2022). Leverandører som har fakturert selskapet mindre enn 5000 kr har i denne omgang blitt holdt utenfor screeningen. Dette for å begrense antall leverandører, da totalantallet var i overkant av 3000.

De 816 leverandørene som mottok spørreundersøkelsen sto for 43 prosent (74,5 prosent i 2022) av mottatte fakturerte kostnader hos Reitan Eiendom i 2023. Grunnen til at prosentandelen har minket for 2023, er fordi oppfølgingen av leverandører begynte med de som hadde fakturert selskapet mest, og at flere av de største leverandørene derfor er utelatt fra årets screening. De leverandørene som mottok spørreundersøkelsen, samt de som er fulgt opp, står til sammen for 82,3 prosent av mottatte fakturerte kostnader hos Reitan Eiendom i 2023. Utvalget av leverandører dekker med andre ord det aller meste av selskapets kostnadsside fra leverandørkjeden.

To kategorier leverandørundersøkelser

Mange av leverandørene i utvalget var overlappende for alle datterselskapene, inkludert Dora. Leverandørene ble delt i to kategorier. 205 bransjeleverandører i byggebransjen mottok en litt utvidet versjon av spørreundersøkelsen (225 i 2022). Denne versjonen var lik som for resten av leverandørene, men hadde 39 bransjespesifikke spørsmål i tillegg. De bransjespesifikke spørsmålene tok for seg temaer fra Reitan Eiendoms definerte risikobilde og internasjonalt anerkjente risikoer i bransjen, herunder sosial dumping, innleid arbeidskraft, rettferdig lønn for lærlinger og risikovurdering for menneske- og arbeidsrettigheter.

Som en viktig komponent i Reitan Eiendoms risikobilde, tok ytterligere spørsmål for seg materialer tilknyttet medium eller høy risiko basert på hvilket land materialet ble produsert i. Dette vil bidra til å øke sporbarheten til selskapets materialer, og med det redusere tilhørende risiko.

Den ordinære varianten av undersøkelsen tok hovedsakelig for seg tema som er relevante for åpenhetsloven. Den ordinære undersøkelsen er en justert variant av fullversjonen fra 2021.

Antikorrupsjon, klima og biomangfold

Reitan Eiendom har i tillegg valgt å trekke inn spørsmål som omhandler antikorrupsjon, og vesentlige temaer innen klima og biomangfold. Dette fordi denne typen risikovurderinger likevel skulle gjøres i årets rapportering som for 2022, og for å unngå å sende flere screeningundersøkelser til leverandørene.

Undersøkelsen for 2023 er noe grundigere enn året før for å gi et tilfredsstillende grunnlag for å gjøre aktsomhetsvurderinger.

Verktøy og scoring-metodikk

CEMAsys sin applikasjon for Supply Chain Control ble også for 2023 benyttet til å gjennomføre undersøkelsen og svarene ble behandlet og analysert der, på samme måte som for året før.

I forkant av at undersøkelsen ble sendt ut, ble svaralternativene vektet med poeng. Dette for å kunne vurdere de innkomne svarene på en rask og effektiv måte. Eksempelvis kunne alternative svar på om et selskap har bærekraftstrategi vektes ved at Ja ga 2 poeng, Nei ga 1 poeng og Vet ikke ga 0 poeng. Dette fordi det skulle være forskjell på å «vite hva man mangler» og på å «ikke vite». Vektingen skiller også mellom lav-, medium- og høyrisikospørsmål for å effektivt prioritere oppfølging. For å effektivisere aktsomhetsvurderingene på bakgrunn av screeningprosessen, er metoden for å «flagge» leverandører for oppfølging endret til å samsvare med spørsmålets risikoklasse. Oppnådd flagg indikerer at selskapet må vurdere tilleggsinformasjon leverandøren har oppgitt i screeningen for å vurdere leverandørens risiko, og eventuelt iverksette dialog som følge av denne vurderingen.

Justeringer og forbedringer av undersøkelsen

I etterkant av fjorårets leverandørscreening, ble samtlige spørsmål gjennomgått og vurdert på nytt. Enkelte omformuleringer er gjennomført, for å tydeliggjøre spørsmål, i tillegg til en revidering av poengvekting og risikoklasse.

Screeningprosessen ble gjennomført som ledd i å gjennomføre aktsomhetsvurdering av leverandører i tråd med åpenhetsloven.

Resultatene fra undersøkelsen danner grunnlag for videre dialog og interaksjon om bærekraft mellom Reitan Eiendom og leverandørene. Screeningen skal ikke være en undersøkelse for å utelukke enkeltleverandører fra samarbeid basert på resultatet i årets undersøkelse.

Svarprosent

Leverandørscreeningen oppnådde en svarprosent på 23 prosent for den bransjespesifikke versjonen (25 prosent i 2022, 31 prosent i 2021), og 21 prosent for den ordinære versjonen (21 prosent i 2022, 46 prosent i 2021).

Ytterligere fire prosent og seks prosent (åtte prosent og seks prosent i 2022) av leverandørene for hver av versjonene har startet undersøkelsen og nesten fullført. Deres svar er ikke inkludert i sammendraget av funn under, da besvarelsen ikke anses som levert.

Grunnet den kraftige økningen i antall leverandører som mottok screeningen var det forventet at svarprosenten skulle gå ned for 2022 screeningen, og igjen for 2023, da alle som tidligere hadde svart ut undersøkelsen var utelatt årets screening. Dette vises også i resultatene. Antall respondenter økte betydelig fra 89 besvarelser for 2021, til 248 besvarelser for 2022, og 208 besvarelser for 2023. Samlet svarprosent for de siste to årene ligger dermed på 44 prosent, noe som er svært gledelig og bedrer datagrunnlaget betraktelig.

Raskere besvarelse for selskap med aktsomhetsvurderinger på plass

I screeningen for 2023 har Reitan Eiendom tillatt henvisning til respondentenes egne redegjørelser som et svar på undersøkelsen i sin helhet. Dette for å forenkle leverandørenes arbeid med å besvare undersøkelsen. 35 prosent av respondentene har benyttet denne muligheten, 17 prosent for den bransjespesifikke og 42 prosent for den ordinære. Disse leverandørene anses å ha en lavere risiko tilknyttet seg, og vil bli fulgt opp individuelt. Resultatene tar derfor utgangspunkt i de øvrige 113 besvarelsene for 2023.

Reitan Eiendoms risikobilde

Som en virksomhet med globale og komplekse verdikjeder, anerkjenner Reitan Eiendom at det er flere ulike former for risiko forbundet med selskapets forretningsvirksomhet. Selskapet har gjennom en workshop med ledelsen identifisert en rekke risikoer eller usikkerheter som skal undersøkes nærmere for å sikre at selskapet jobber på en god og forebyggende måte. Den første av disse er manglende sporbarhet knyttet til importerte råvarer som ikke utvinnes lokalt og som skal brukes i selskapets eiendommer.

Videre ser selskapet at manglende totaloversikt over leverandører, spesielt knyttet til manglende besvarelse av informasjonsforespørsler også er en blindsone som blir redegjort for i de neste kapitlene om screening av leverandører.

Bytte og endringer av underleverandører hos kontraherte totalentreprenører underveis i prosjekter, er også et område det er viktig å se nærmere på og stille sterkere kontraktsrettslige krav til. Ulike usikkerheter og risikoer ble vurdert i workshopen ut ifra sannsynligheten for at de oppstår. Deretter ble alvorlighetsgrad vurdert og tilknyttet tiltak, for å forsterke selskapets evne til god håndtering dersom de inntreffer. Reitan Eiendom har i etterkant av workshopen jobbet aktivt med disse tiltakene.

Selskapets risikobilde har ikke endret seg siden forrige rapportering.

Reitan Eiendoms påvirkninger

Selskapet har to hovedkategorier for påvirkning på arbeidere i verdikjeden; én gjennom selskapets operasjoner og drift og én gjennom verdikjeden og innkjøpte materialer til selskapets virksomhet. Begge former for påvirkning, med tilhørende risiko og muligheter, har vært vesentlig i selskapets arbeid med dobbel vesentlighet. Arbeidere i verdikjeden er definert som et vesentlig tema for Reitan Eiendom i tråd med EUs retningslinjer. 

Gjennom rehabilitering og nyetablering av eiendom, vil store deler av arbeidet gjennomføres av en totalentreprenør med tilhørende underentreprenører. Arbeiderne er i så måte ikke en del av egen arbeidsstab, men ansatte hos totalentreprenør, underleverandør eller en innleid tredjepart. Dette foregår på selskapets eiendommer og er geografisk begrenset til Norden.

Risikoen for brudd på menneske- og arbeidsrettigheter anses derfor å være lav på bakgrunn av lokal lovgivning. Dette støttes av ITUC-rapporten, verdens mest omfattende database over brudd på arbeidsrettigheter, hvor samtlige land i Norden scorer 1; Irregulære rettighetskrenkelser (Se tabell under).

Selskapet etterstreber å benytte lokale leverandører, som dermed forebygger risiko for hendelser som følge av at leverandøren må følge lokal lovgivning.

Sosial dumping anses å være den største risikofaktoren i denne delen av selskapets verdikjede. Dette fordi totalentreprenører og tilhørende underentreprenører kan benytte innleid arbeidskraft. Risikoen anses å øke ved bytte og endringer av underleverandør hos kontraherte totalentreprenører underveis i prosjekt, grunnet manglende sporbarhet og innsikt. For å motvirke risikoen bes alle bransjespesifikke leverandører i byggebransjen å besvare spørsmål tilknyttet sosial dumping, hvor resultatene for 2023 er beskrevet i de neste kapitlene om screeningens hovedfunn.

Reitan Eiendom benytter The International Trade Union Confederation (ITUC) Global Rights Index for aktsomhetsvurderinger knyttet til grunnleggende menneskerettigheter og anstendig arbeidsforhold og Transparency International for aktsomhetsvurderinger tilknyttet korrupsjon.

Videre har Reitan Eiendom en påvirkning på arbeidere i verdikjeden gjennom selskapets innkjøpte materialer. Denne risikoen foreligger flere steg tilbake i verdikjeden, hvor detaljgraden begrenses av manglende sporbarhet på innkjøpte materialer. Disse arbeiderne er tilknyttet utvinning og produksjon av materialene. På grunn av manglende sporbarhet, er det vanskelig å definere opprinnelsesland for selskapets totale innkjøpte materialer.

Gjennom selskapets arbeid med aktsomhetsvurderinger, har bransjespesifikke spørsmål blitt etablert for å forebygge risikoen knyttet til sporbarheten av materialer benyttet i Reitan Eiendoms virksomhet.

Selskapet benytter Direktoratet for forvaltning og økonomistyrings (DFØ) høyrisikoliste for bygg- og anleggsmaterialer og risikoanalysen for byggematerialer av Swedwatch for Oslo Kommune som kildegrunnlag til risikovurderingen. Kildegrunnlaget tar høyde for blant annet risiko for barnearbeid, tvangsarbeid og sikkerhet.

I leverandørscreeningen stilles det spesifikke spørsmål tilknyttet tolv ulike materialer, hvor enkelte materialer kan anses å være overlappende. Eksempelvis tre og gulv. Hvert materiale er risikovurdert fra svært høy til lav risiko mot kildegrunnlagets funn og vesentlighet for Reitan Eiendom.

Hvert materiale spesifiserer opprinnelsesland som anses å ha en tilknyttet risiko for menneske- og arbeidsrettighetsbrudd. Opprinnelsesland utover denne listen anses å ha en lav risiko, og følges ikke ytterligere opp i selskapets aktsomhetsvurderinger utover eksisterende innkjøpsrutiner.

Gjennomsnittlig rapporter 15 prosent av de bransjespesifikke leverandørene at de ikke kjenner til opprinnelseslandet til materialene de benytter. Dette gir overnevnte utfordringer med sporbarhet i verdikjeden, og vurderes derfor som høy risiko. Funnene gjort i forbindelse med materialene vil bli fulgt opp i henhold til materialets risikovurdering og videre gjennom innkjøpspolicy og rutiner tilknyttet innkjøpspraksis.

Reitan Eiendom har på nåværende tidspunkt ikke funnet forekomst av negativ påvirkning på disse arbeiderne i verdikjeden, men har vurdert påvirkningene som potensielle i den dobbelte vesentlighetsanalysen. Enkelte av selskapets negative påvirkninger kan øke i overgangen til et fornybart samfunn gjennom større etterspørsel av blant annet solcellepanel og trevirke som et mer miljøvennlig materiale.

Leverandørscreeningen legger grunnlaget for selskapets positive påvirkning på arbeidere i verdikjeden. Gjennom høy forretningsmoral, økt sporbarhet og transparens etterstreber Reitan Eiendom å gå i dialog med sine leverandører for å muliggjøre positive effekter på arbeidere i verdikjeden. Gjennom dette arbeidet søker Reitan Eiendom en større forståelse for hvem arbeiderne i verdikjeden er, for å kunne implementere gode og effektive tiltak ved behov. Leverandøroppfølgingen er en avgjørende del av dette arbeidet som et siste ledd i en lengre verdikjede.

Hovedfunn fra undersøkelsen

Overordnet er Reitan Eiendoms leverandører tilknyttet Norge og Norden, enten som helnorske eller nordiske selskap, eller som en avdeling som en del av et internasjonalt selskap.

Dette gjenspeiler seg i screeningen av leverandører, der 90 prosent av leverandørene rapporter at deres virksomhet har operasjoner i Nord-Europa, i tillegg til operasjoner i øvrige deler av verden med hovedvekt på operasjoner i Europa (96 prosent).

For leverandørenes verdikjeder rapporteres en spredning på tvers av verdensregionene. Nord-Europa har igjen den mest fremtredende plassen i leverandørenes verdikjeder med 41 prosent, med ytterligere vekt på øvrige deler av Europa (17 prosent), etterfulgt av Nord-Amerika (to prosent), Vest- (to prosent) og Øst-Asia (én prosent).

Funn om retningslinjer og policyer i verdikjeden

Implementerte retningslinjer/policyer og prosedyrer ble etterspurt for å sikre at Reitan Eiendoms leverandører har forankret arbeidet med å motvirke negativ påvirkning og å hindre brudd på menneske- og arbeidsrettigheter i sin egen virksomhet.

Svaralternativene tar for seg relevante styringsdokumenter ment for å sikre og forebygge negativ påvirkning eller brudd på vesentlige områder innen menneske- og arbeidsrettigheter eller andre ESG-relaterte temaer forankret i Reitan Eiendoms bærekraftstrategi. Dette inkluderer blant annet anti-diskriminering, helsefremmende arbeidsmiljø, interessekonflikter, klima og miljø.

I 2023 rapporterte 100 prosent av leverandørene at de har retningslinjer for helse og sikkerhet (90 prosent i 2022). Reitan Eiendom noterer at 46 prosent av leverandørene ikke har egne etiske retningslinjer for sine leverandører, hvor kun 34 prosent av de bransjespesifikke leverandørene har et slikt dokument.

For Reitan Eiendom ligger den høyeste risikoen for negativ påvirkning eller brudd på menneske- og arbeidsrettigheter i verdikjeden. Et slikt dokument anses derfor å være formelt viktig for Reitan Eiendoms risikobilde.

Funn om barnearbeid

Barnearbeid må forebygges og motvirkes. For Reitan Eiendom er det derfor viktig å sikre at leverandørene har gode rutiner gjennom egne systemer som tillater enkel verifisering av arbeidstakernes alder.

81 prosent av leverandørene rapporter at de har et slikt system for egne arbeidstakere, som bidrar til å motvirke forekomsten av barnearbeid i Reitan Eiendoms verdikjede.

Samtidig rapporterer 11 prosent av leverandørene at de foreløpig ikke har et slikt system, mens 8 prosent ikke kjenner til hvorvidt dette foreligger i egen organisasjon eller ikke. Reitan Eiendom vil basert på dette gå i dialog med de aktuelle leverandørene om å etablere dette.

For ytterligere å motvirke forekomst av barnearbeid i verdikjeden kreves god innsikt hos leverandørene i deres underleverandørers rutiner. 81 prosent av leverandørene rapporter at deres underleverandører ikke vet eller ikke har et system for å verifisere alderen til deres arbeidstakere, mens 17 prosent rapporterer at de har bekreftet dette for mer enn 90 prosent av sine underleverandører.

32 prosent av leverandørene i undersøkelsen er flagget for oppfølging basert på deres svar på spørsmål tilknyttet risiko for barnearbeid. Hovedårsaken til dette ligger i manglende innsikt hos egne leverandørers prosesser og rutiner for å motvirke denne typen menneskerettighetsbrudd.

For Reitan Eiendoms verdikjede foreligger risikoen for barnearbeid flere ledd tilbake i verdikjeden, ved utvinning av råmaterialer eller produksjon.

Flaggene i leverandørscreeningen indikerer derfor en viktig oppfølging som selskapet vil gjennomføre for å forebygge og motvirke risiko for barnearbeid, men flaggene gir ikke i seg selv indikasjoner på at barnearbeid faktisk forekommer i verdikjeden.

Funn om arbeidskontrakter

For å sikre arbeidstakernes rettigheter er det viktig at alle arbeidstakere er godt kjent med informasjonen i sin arbeidskontrakt og har muligheten til å lese og tolke denne selv uten ekstern påvirkning.

Reitan Eiendoms leverandører rapporterer totalt at 94 prosent av alle arbeidskontrakter er lovlig på et språk den ansatte forstår. Av de bransjespesifikke leverandørene rapporterer 100 prosent at en slik kontrakt foreligger. Dette er et viktig resultat for å motvirke og forebygge sosial dumping i selskapets bransje.

Samtidig rapporterer én prosent at dette foreløpig ikke er implementert i virksomheten. 74 prosent av leverandørene rapporterer at dette ikke foreligger eller at de ikke kjenner til hvorvidt dette foreligger hos deres underleverandører.

23 prosent av leverandørene kan bekrefte at 90 prosent av arbeidstakere hos deres underleverandører har en lovlig arbeidskontrakt på et språk deres ansatte forstår.

Totalt har 35 prosent av leverandørene blitt flagget for oppfølging i screeningen for 2023, hvor hovedvekten av oppfølgingen omhandler innsikt i underleverandørenes prosesser.

Funn om minstelønn

Alle arbeidstakere skal som minimum motta minstelønn eller mer i henhold til lokal lovgivning. 93 prosent av Reitan Eiendoms leverandører kan bekrefte at deres ansatte mottar minstelønn eller mer som fastsatt i lokal lovgivning. Samtidig rapporterer sju prosent at dette ikke kan bekreftes.

For å motvirke forekomst av brudd på menneske- og arbeidsrettigheter vil Reitan Eiendom gå i dialog med de aktuelle leverandørene for å forbedre dette.

Videre i verdikjeden rapporter 25 prosent at minstelønn eller mer er bekreftet for 90 prosent av deres respektive underleverandører og tre prosent har bekreftet for mer enn 50 prosent av deres underleverandører.

Reitan Eiendom noterer seg at om lag 73 prosent av leverandørene ikke kan bekrefte dette for sine underleverandører og vil gå i dialog for å motvirke risiko for brudd på menneske- og arbeidsrettigheter.

Funn om organisasjonsfrihet

For å sikre arbeidstakernes rettigheter på verdensbasis, er fagforeninger og organisasjonsfrihet et viktig tiltak.

46 prosent av Reitan Eiendoms leverandører rapporterer at de har iverksatt tiltak for å støtte ansattes rettigheter til å utøve organisasjonsfrihet og etablere tariffavtaler. Fire prosent rapporterer at tiltak knyttet til dette er planlagt i løpet av året.

Reitan Eiendom noterer at 39 prosent av leverandørene ikke har implementert tiltak for å støtte ansattes rettigheter til å utøve organisasjonsfrihet og etablere tariff på nåværende tidspunkt, og vil oppfordre de aktuelle leverandørene til å utbedre dette for å forebygge risiko for brudd på menneske- og arbeidsrettigheter i deres egen virksomhet.

15 prosent av virksomhetene bekrefter at 90 prosent av deres underleverandører har implementert tiltak, to prosent har bekreftet dette for halvparten av sine underleverandører. 76 prosent rapporterer at de ikke kjenner til om tiltak er implementert hos sine underleverandører for å støtte ansattes rett til organisasjonsfrihet og etablere tariff.

Funn om varsling

Varslingskanaler anses å være en av de mest effektive metodene for å avdekke og motvirke korrupsjon og øvrige avvik på arbeidsplassen. Etablerte varslingskanaler og rutiner for oppfølging og ivaretakelse av varsleren er viktige deler av et godt styringssystem i det forebyggende arbeidet mot avvik eller brudd på menneske- og arbeidsrettigheter.

62 prosent av Reitan Eiendoms leverandører rapporterer at de har rutiner for rapportering av klager og håndtering av disse. Ytterligere fire prosent planlegger å kunne rapportere dette i løpet av 2023, mens øvrige 34 prosent ikke har eller ikke kjenner til om en varslingskanal er implementert for egen virksomhet.

Videre nedover i verdikjeden har 16 prosent av leverandørene bekreftet at varslingskanaler og tilhørende rutiner er etablert for mer enn 90 prosent av deres underleverandører og to prosent har bekreftet dette for mer enn 50 prosent av sine underleverandører.

Reitan Eiendom noterer seg 53 prosent av leverandørene har blitt flagget for oppfølging, både på grunn av manglende varslingskanal for egne ansatte og for tilhørende verdikjede.

I lys av EUs bærekraftsdirektiv oppfordrer selskapets gjeldende leverandører til å etablere rutiner og kanal for varsling ovenfor egne ansatte og ansatte i verdikjeden.

Funn om biologisk mangfold

Verdikjedefokus er gjennomgående viktig for å oppnå Reitan Eiendoms målsettinger for bærekraftsarbeidet. I lys av den nye naturavtalen signert i Kunming-Montreal-rammeverket for naturmangfold (Naturavtalen) i 2022, er selskapets avhengighet, påvirkning, risikoer og muligheter relatert til naturressurser og biologisk mangfold vesentlig i kartleggingen.

I denne forbindelse ble alle leverandører spurt hvorvidt risikoer for negativ påvirkning og tilhørende målsettinger for biologisk mangfold forelå.

Om lag 87 prosent av leverandørene rapporterer at risikovurdering av potensiell negativ påvirkning på biologisk mangfold i egen drift eller verdikjede ikke er gjennomført. Tilsvarende andel leverandører rapporterer at målsetting for å redusere negativ påvirkning og gode rutiner for innhenting av data ikke foreligger.

Av de leverandørene som har kartlagt risiko for negativ påvirkning på biologisk mangfold har tre prosent gjennomført dette for sin verdikjede, tre prosent for egen virksomhet og én prosent av leverandørene har gjennomført dette for både egen virksomhet og for verdikjeden.

Videre rapporterer tre prosent av leverandørene at de har iverksatt tiltak for å motvirke eller forbedre negativ påvirkning i egen virksomhet og for verdikjeden, fire prosent for egen virksomhet og to prosent har iverksatt tiltak for verdikjeden.

Kartleggingen og funnene presentert over legger grunnlaget for Reitan Eiendoms videre arbeid innen naturressurser og biologisk mangfold.

Kategorisering av leverandører og videre oppfølging av disse

Basert på den predefinerte vektingen knyttet til de avgitte besvarelsene i screeningen er leverandørene kategorisert som en leverandør med svært høy, høy, medium eller lav risiko.

Av de 113 som gjennomførte undersøkelsen kategoriseres fire prosent av leverandørene som svært høy risiko, 51 prosent som høy risiko, 21 prosent som medium risiko og 24 prosent som lav risiko. Ytterligere 60 leverandører henviste til egen redegjørelse i sin besvarelse og kategoriseres dermed som lav risiko. Leverandørene kategorisert som svært høy risiko er tilknyttet verdikjeden for solcellepanel. Disse leverandørene følges allerede opp gjennom eksisterende innkjøpsrutiner.

Av 816 leverandører har 173 leverandører fullført eller nesten fullført screeningen. Reitan Eiendom har derfor ikke grunnlag for å kategorisere de resterende 643 leverandørene som høy, medium eller lav risiko. Dog er mangelen på innsikt hos ubesvarte eller ufullstendige besvarelser å anse som en vesentlig risiko i selskapets verdikjede.

Reitan Eiendom vil basert på leverandørscreeningen gå i dialog med leverandørene for å iverksette ytterligere vurderinger, for så å kunne beslutte hvilke tiltak som skal iverksettes. Herunder vil de 643 leverandørene som ikke har fullført screeningen være en prioritet i Reitan Eiendoms oppfølgingsprosess.

109 leverandører har gjennom prosessen blitt flagget for oppfølging. 38 prosent av disse er leverandører tilknyttet byggebransjen. Sju prosent av disse er flagging tilknyttet materialer i selskapets verdikjede.

Reitan Eiendom har siden leverandørscreening ble innført første gang, inkludert flere punkter i screeningen enn hva åpenhetsloven konkret etterspør. Dette gjelder leverandørenes håndtering og forekomst av giftig og/eller farlig avfall, påvirkning og tiltak for biologisk mangfold, forurensning av nærliggende områder (eksempelvis drikkevannskilder) og korrupsjon. Dette på grunn av at denne typen data etterspørres i blant annet ESRS og EUs taksonomi. 46 prosent av flaggene for oppfølging er tilknyttet disse ekstra temaene. Resterende andel er dermed tilknyttet oppfølging av temaer tilknyttet menneske- og arbeidsrettigheter (54 prosent).

Reitan Eiendom ser på samtlige flagg som oppfølgingspunkter, og vil kontrollere at de aktuelle leverandørene har etablert gode rutiner for å motvirke at identifisert risiko inntreffer. De bransjespesifikke spørsmålene er etablert for å redusere risikoen knyttet til dårlig sporbarhet av materialer benyttet i Reitan Eiendoms virksomhet.

Aktsomhetsvurderinger

I en tid preget av usikkerhet og et stadig skiftende verdensbilde, er det viktig for Reitan Eiendom å gjøre løpende risikovurderinger av potensiell negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø. Det kan være vurdering av risiko ved inngåelse av avtaler med nye leverandører, ved større endringer i selskapet eller risiko som oppstår som et resultat av endringer i det ytre miljøet. Ved hjelp av de seks definerte stegene i OECD sine retningslinjer for flernasjonale selskaper, har Reitan Eiendom utført aktsomhetsvurderinger for å gjøre selskapet bedre rustet til å stanse, forebygge og begrense negativ påvirkning.

Reitan Eiendom har i 2023 fortsatt arbeidet med forankring av ansvarlighet i selskapets retningslinjer, styringssystem og drift. Ved bruk av leverandørscreening har selskapet kartlagt leverandører og forretningsforbindelser, og videre identifisert hvilke risikoområder knyttet til menneske- og arbeidsrettigheter som er mest relevant for selskapet å prioritere for videre oppfølging i 2024. Selskapet har utarbeidet rutiner knyttet til å stanse, forebygge og redusere negativ påvirkning/skade, og implementerer disse på tvers av Reitan Eiendom og datterselskaper for å håndtere funnene fra kartlegging og aktsomhetsvurdering.

I det videre arbeidet vil Reitan Eiendom fortsette arbeidet med oppfølging av leverandører med manglende besvarelse for å få et fullstendig risikobilde av selskapets verdikjede. Parallelt med dette vil Reitan Eiendom sikre at gode rutiner og innkjøpspraksis foreligger hos de leverandørene det knyttes høyest risiko til, basert på presenterte funn. Reitan Eiendom vil også fortløpende vurdere direkte dialog med leverandører i kategorien medium risiko. Gjennom CEMAsys sin digitale løsning vil selskapet fortløpende følge opp gjennomføring og resultater knyttet til kartleggingen, og har etablert rutiner knyttet til håndtering av situasjoner hvor Reitan Eiendom potensielt har forårsaket eller bidratt til skade.

Selskapet etablerte i 2021 ekstern varslingskanal kontrollert av tredjepart myntet på ansatte og selskapets øvrige interessenter som leverandører, samarbeidspartnere og allmennheten. Alle styringsdokumentene, inkludert varslingsrutine og -kanal ble oversatt til engelsk i løpet av 2022, er styrevedtatt og publisert på nettsidene på lik linje med de norske versjonene.

Selskapet ønsker å kommunisere tydeligere om hvordan Reitan Eiendom jobber med ansvarlighet, knyttet til både prosess og funn også i årene som kommer. Dette omfattende oppfølgingsarbeidet er påbegynt i 2023 og vil fortsette i de kommende årene. Det er gjennom god kommunikasjon, i tydelige krav i styringsdokumenter, samt gjennom en åpen varslingskanal at Reitan Eiendom åpner for direkte kontakt begge veier med arbeidere i verdikjedene. I tillegg er det direktekontakt mellom selskapets medarbeidere og medarbeidere fra leverandørene i utførelsen av prosjekt. Ut over dette har Reitan Eiendom ikke hatt direkte kontakt med arbeidere i verdikjeden. Dette er et forbedringspunkt i arbeidet, hvor selskapet ønsker å være i stand til å plukke opp signaler om potensielle og reelle uønskede hendelser. Arbeidet med å inkludere arbeidere i verdikjeden vil kontinuerlig forbedres de kommende årene, i forbindelse med at denne type leverandørkrav i større og større grad inkluderes i innkjøpsprosessene i selskapene.

Reitan Eiendom inkluderer i utgangspunktet kun oppstrøms verdikjede i arbeidet med åpenhetsloven.

Gjennom selskapets aktsomhetsvurderinger har ingen konkrete negative konsekvenser knyttet til brudd på anstendige arbeidsforhold og grunnleggende menneskerettigheter blitt avdekket.

I 2024 vil Reitan Eiendom fortsette arbeidet med aktsomhetsvurderinger som et forebyggende tiltak, og evaluere og forbedre prosessen løpende.